專案還沒開始Run,2個問題就先定成敗?前台積電主管的失敗經驗談

2023-09-27

CEO會客室

撰文者:郝旭烈
商周讀書會|2022.03.18


每當和別人聊天談到「專案期限」的時候,不管個人也好,或是公司企業也罷,我通常會問他們同樣的兩個問題,那就是:「為什麼專案目標會訂在這個期限?如果期限到了,做不到會怎麼樣?」不要小看這兩個問題,如果清楚回答了這2個問題,專案的成敗也差不多可以斷定了。這裡舉個我曾經碰到的例子給大家分享:


之前我碰到一位老闆,他交辦員工執行一項專案,希望能夠在3個月之內增加線上會員數達到10萬人,我也同樣地問他:「為什麼要在3個月之內達到?如果沒有在3個月達到,又會怎麼樣?」


結果他告訴我的答案:「我就是『想』在3個月之內一鼓作氣試試看。如果沒有達到,我們只能再想其他的方法。」姑且先不論這位老闆的意志力堅強與否,或是他以及專案經理的能力強弱與否,最重要的是,這些答案體現的關鍵是:期限的設定沒有特殊「意義」、期限的承諾沒有任何「壓力」。


所謂沒有「意義」,就是我知道我要做,但是我不知道我為什麼這樣做。就像我知道要增加線上會員數,但是我不知道為什麼要在3個月之內增加到10萬人?這就是知其然,但是不知其所以然。也就是不知「為何而戰」,既然不知為何而戰,那麼這場戰爭勝出的機會肯定非常渺茫。


另外,沒有「壓力」就更直白了,就是不管做得到、做不到,後果都沒有什麼太大的影響。


所以,為什麼要讓專案期限呈現「意義」?以及,為什麼要讓專案期限存在明顯「壓力」?就是要避免:不知為何而戰、可有可無。因為這兩件事,會大大地阻撓專案前進的動力。我們可以在實際專案計畫開始的時候,把「意義」和「壓力」同時加在專案的期限上,進而增加所有專案成員,又或是自己在達成目標時候的驅動力。這3種方式分別是:


一、法定時間


一般的考試、比賽,或是認證、驗收等等,都有提前公告的期限,這種「期限」就屬於法定的時間。其「意義」是必須要「通過認證」或是「合格驗收」;「壓力」則是時間一旦定了,你只能依照這個時間,不能隨意改變。


例如我的一位創業家好友,他是專門幫手機零配件代工的電子企業,一直以來都為幾個國際級大客戶開發和製造新產品。為了維持訂單品質,這些大客戶會定期來工廠訪視和檢查,如果訪廠過關,客戶才會下單。如果沒有過關,就要限期內改善,若期限內改善不如預期,訂單就很可能成為泡影。


所以,像工廠驗收期限的訂定,其意義非常明確,就是能不能取得客戶的訂單,而壓力來自於必須在期限之前,改善工廠規格以符合客戶的要求。


二、約定獎懲


所謂約定獎懲,大家最熟悉的不外乎是銷售人員每月、每季、每年都會有的銷售競賽,以及各公司不同的獎勵制度。在每個不同的期間之內,能達到什麼樣的銷售目標,公司就會給予福利或激勵。約定獎懲的期限,本身就是一種相互約定的「壓力」。至於「意義」也非常簡單、非常直覺地連結到每一個人可以獲取的獎金上,甚至是組織內晉升的機會。


另一個有趣的案例,就要說到我一位好朋友的減肥故事了。


大概在幾年以前,一位鐵哥兒們,因為創業的關係搞得生活三餐和作息都不正常,短時間之內體重直線飆升,不僅三高嚴重,甚至因為脊椎承受過大的壓力,時不時壓迫到神經,還有幾次造成昏厥的情況。


後來我們另外一位長輩祭出了殺手鐧,逼得他和我們簽下一紙合約,合約規定他必須在1年的時間之內減重20公斤,要不然他就得輸給我們10萬元台幣。我這位兄弟,一則因為長輩都出馬了,實在不好意思說不,二則也實在是自己的身體亮起紅燈,如果健康真的不保,那麼事業再好也沒用,所以毅然決然地簽下了這份君子協定。


事情就是這樣有趣,一旦有了合約訂下的期限,加上明確的罰金,意義和壓力就同時具備了。結果,只花了7個月,這位好兄弟就減重22公斤,還同時完成了全程馬拉松的比賽和鐵人三項。由此可見,就算是私人合意的契約,只要戴上意義和壓力的帽子,離目標的距離就會越發地靠近。


三、公告天下


最後一個方式叫做「公告天下」,就是把你要做的事情,讓全天下的人知道。這種做法看似沒有強制性的法定時間,也沒有私人合意的約定,但是仍然可能持續不斷地推著我們往前走。


簡單來說,當你讓天下人都知道你要做這件事情的時候,不管原因是什麼,「意義」是你昭告自己要完成這件事情的承諾,「壓力」來自於大家都會盯著你,看你是否會如預期地兌現這個承諾。


拿我自己來說,記得2015年底剛開始騎公路車上陽明山的時候,每個禮拜只騎一次風櫃嘴,都會把自己累得跟狗一樣,更不要說和一群車友騎車的過程當中,每次我都是最後那個讓別人等待的人。就算別人不會說什麼,但還有點自尊心的我,總覺得過意不去又尷尬不已。


後來有一天突發奇想,一方面督促自己練車強化體力,一方面想要自己突破紀錄,便決定昭告所有車友,自己要在100天之內,天天連續騎上陽明山冷水坑,也就是「百天百登冷水坑」的計畫。


而且我不僅嘴巴說,還在臉書上公告,然後每天凌晨4、5點騎車上山,抵達終點的冷水坑拍照打卡,上傳臉書作為每天承諾的布告。一旦公告天下,與其說是讓大家逼著自己,倒不如說是讓一群人看著自己、陪伴自己、鼓勵自己,並且持續不斷地強化自己做這件事情的動力。


就這樣,經過100天之後,我不僅順利實現這個「百天百登冷水坑」的計畫,更在最後一天百登的時候,感動萬分地有一大群在過程中曾陪我騎乘、以及看著我臉書完成百登的車友,一起從山下出發,緩緩騎上冷水坑山頂,共同經歷並分享這專案,完成最後一哩路的難得喜悅。


總而言之,不論是個人或組織,每當在設定專案期限的時候,別忘了問自己2個問題:「為什麼專案目標訂在這個期限?如果時間到了,做不到會怎麼樣?」因為這2個問題,可以明確專案的「意義」和「壓力」。而有意義,才會讓行動有毅力;有壓力,才會讓推進有動力。


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