不懂、不會、不清楚才是PM日常!前台積電主管:更重要的是這3特質

2023-09-27

CEO會客室

撰文者:郝旭烈
商周讀書會|2022.03.22


服完兵役之後,進入公司1年不到就擔任專案經理,與其說我本身具備專案經理的特質,倒不如說是透過持續不斷地訓練,讓我理解專案經理需要具備哪些條件,然後在整體行為和心態模式上,養成一位專案經理必須具備的特質,這說法還比較符合當時我的實際情況。


記得研究所畢業的時候,一位學長給我的畢業贈言是:「三百六十行,哪一行最好?『跟對人』這行最好。」多年之後認真回想起來,一開始進入職場的時候,就遇到一位好老闆,幫著你建立正確的價值觀,真的比進入一個好產業賺很多錢還要重要。


我很幸運, 在第一份工作的時候, 就「跟對了人」。尤其是,我老闆一天到晚喋喋不休的幾句口頭禪,後來認真思考起來,真的就是培養1名專案經理必須具備的3個重要特質,也可以說是思維模式:


一、願意——擁抱不確定性,接受挑戰


「想那麼多幹嘛?說『好』,去做就對了。」以前一開始聽到老闆這麼對我說的時候,一整個心裡就是想:「XX的,你又不是我,你叫我說『好』,去做就對了?問題都是我在處理,麻煩都是我在承擔,然後你身為老闆,閒閒坐在辦公室裡沒事,就可以享受專案成果,說到底,到底是我好?還是你好?」


看到這裡,有沒有覺得這種場景很感同身受?沒錯,就是因為問題是專案經理處理,麻煩也是專案經理承擔。


所以,當我說「好」的那一剎那,所有的經驗就在我身上開始累積、開始發酵。所有專案當中原來想像的「不確定」,在我著手處理問題和承擔麻煩之後,一點一滴的變成「確定」。


接下來的職業生涯裡,不管是新的工作地點、新的職務、新的產業領域、新的麻煩、新的問題,我習慣性不讓自己拒絕,先在心裡說聲「好」,接下來再認真去想該怎麼做,只要有什麼想法就行了。


願意,是一種「內在驅動力」。這種力量,遠比外在權力指派,更容易成為推動自己做事的持續動力。


也許很多人像我一樣,一開始接收到任務的時候都是百般不願意,如果你也有這樣的困擾,或許我可以分享一個小秘訣。那就是,每當直覺上心不甘、情不願接到工作的時候,試著拿起紙筆,硬生生地思考這個工作可以帶給你的「10大好處」,(寫不出10個,寫3個5個也行)振筆疾書拼命寫出來。


然後,每天早、中、晚看個3遍,相信不用1個禮拜,你就會慢慢開始喜歡上這個工作,而且做得比別人來得帶勁、來得好。好處讓自己願意,願意讓自己喜歡。讀完這個章節之後,今天不妨就拿一個你接到的任務,試著做做看。


二、利他——善於幫助他人,成全他人


「不要老愛出鋒頭,把功勞讓給別人,要不然誰願意幫你?」這也是我擔任專案經理的時候,最常被耳提面命的一句話,也是最覺得忿忿不平的一件事。


畢竟半導體企業的組織都非常龐大,每一個人負擔的工作內容很容易一個蘿蔔一個坑,涉及的工作範圍不廣,能夠凸顯自己績效的機會也不是很大。好不容易擔任跨部門、跨組織的專案經理,可是千載難逢可以讓自己的能力被別人看見,甚至一馬當先凸顯自己、展現自己的時刻,怎麼還被要求不要出鋒頭,甚至要把功勞讓給別人?


但是聽到老闆這樣說,他又是打我績效考核的人,只得壓抑自己鋒芒畢露的意圖,盡量凸顯專案成員每一個人的付出和功勞。


也因此,在專案啟動會議的時候,我們都是「隆重」介紹每位專案成員,包括成員過去在職場上的豐功偉業,讓每位成員像明星一樣被引薦出場。甚至,還讓每一個人留言說出自己對這個專案的期許、對專案的承諾、希望達到的目標,最重要的,是陳述這個專案對他而言,會帶給他什麼樣的「好處」。


然後在專案過程中,每一次的期中報告,專案經理會匯報每個專案成員的貢獻,再請專案成員回饋他們過程中的心得,以及學習到有價值的地方,和接下來可以修正的部分。會後,專案經理彙整所有的「功績」與「貢獻」,然後傳送給所有成員的直屬主管。


等到專案結案的時候,我們習慣舉辦一場成果發表會,讓每個專案成員發表過程當中他們的付出還有獲得的成果,同時也邀請所有成員直屬主管一起參與,並且製作成錄影剪輯。千萬不要小看最後的錄影,這個不僅對於未來的專案學習與改進有非常大的幫助,也可以非常清楚地記錄下每一個成員對這個專案的投入和心血,讓直屬主管了解屬下參與專案的情況,好在評估績效考核的時候,把專案投入納入評分考量。


這種做法和安排是基於老闆告訴我們,身為專案經理,除了完成專案目標之外,最重要的,是讓專案成員的付出被「看見」,他們的「功勞」一定要被彰顯。這是給專案成員最基本的「好處」,也是最基本的尊重。


不管專案成員未來有沒有升官加薪,但是至少這些貼心的作為,會讓別人願意在未來繼續與你合作。隨著時間的推移,這些「好處」終於慢慢能夠體會出來:成功,就是幫助別人成功;功勞,來自彰顯別人功勞。


三、好奇——喜歡解決問題,樂於學習


「哪有什麼不會的?不會?那就去學啊!」這個口頭禪,應該是身為專案經理的我,被罵得最多的一句話。


在推進專案過程中,身為專案經理,一旦碰到新的議題和新的情況,「不懂」、「不會」、「不清楚」是非常正常的事(這句話很重要,請專案經理自己讀3遍)。既然身處在半導體行業,免不了任何專案都會涉及相關專業知識,所以在專案進行過程中,身為專案經理的我們,每次向老闆報告的時候,總是會有類似下面這樣的對話:


「我不懂這個設備是幹什麼用的……」
「這個是電子電機的專業,我不會啦……」
「為什麼研發要用這種材料,我不是很清楚……」


一旦這樣起頭,老闆就會連珠炮似地口頭禪炸過來:「不懂就去搞懂啊!」「不會就去學會啊!」「不清楚就去弄清楚啊!」


有趣的是,久而久之,日復一日,反正你也知道老闆不接受「不懂、不會、不清楚」的回答,自己也開始慢慢習慣「搞懂、學會、弄清楚」之後,再向老闆匯報。專案經理當久了,漸漸地知識越學越廣,能力越練越強,會的越來越多,懂的越來越深。


過了好多年之後,當初的貴人老闆雖然已經離開了人世,但回首來時路,終於能夠理解,原來每天的口頭禪是為了:一直不斷地耳提面命;一直不斷地告訴我們要記住;一直不斷地幫著我們養成習慣。


然後一點一滴,日積月累,讓我們終於具備了3個重要特質和思維模式:願意能夠擁抱不確定性,接受挑戰;利他是善於幫助他人,成全他人;好奇在於喜歡解決問題,樂於學習。


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